L'assistant peut-il proposer un montant de subvention ?

Non. La décision appartient à l'organe délibérant de la commune. L'outil peut seulement mettre en forme les éléments du dossier et signaler les écarts.

Peut-on coller le dossier entier dans l'outil ?

Non, pas sans tri. Retirez les coordonnées bancaires, les données personnelles des salariés ou bénévoles et tout ce qui n'est pas nécessaire à la synthèse.

Le dossier est-il communicable à un tiers ?

Cela relève des règles d'accès aux documents administratifs. Si une demande arrive, suivez la page sur les demandes de documents et la procédure de la CADA.

Synthétiser une demande de subvention reçue en mairie

Une demande de subvention arrive en mairie sous forme de dossier : lettre, présentation de l'association ou de l'entreprise, budget prévisionnel, pièces. L'instruction consiste d'abord à savoir ce qui est demandé, pour quoi faire, avec quel budget, et ce qui manque. Cette page traite de la synthèse du dossier, pour le service qui instruit. Elle ne dit pas s'il faut accorder la subvention ni combien : cette décision appartient à la commune, dans les règles qu'elle applique.

Ce que la synthèse doit montrer

Une fiche de synthèse tient en une page et répond à sept questions :

qui demande (nom, statut, adresse du siège, sans coordonnées bancaires) ;
quel est l'objet de l'action, en une phrase, comme l'écrit le demandeur ;
quel est le montant demandé, et sur quelle période ;
quel est le budget prévisionnel : charges d'un côté, produits de l'autre ;
quels autres financeurs sont annoncés, et ceux qui sont seulement espérés ;
quelles pièces sont jointes, et lesquelles manquent ;
quel est le point à vérifier par le service avant instruction.

Le budget doit s'équilibrer, c'est-à-dire que les charges et les produits sont égaux. Si ce n'est pas le cas, le signaler est le travail utile de la synthèse. Le dossier ne dit pas toujours que l'écart est une erreur : il peut aussi être une absence de financement, à demander.

Les données à retirer avant de coller

Un dossier de subvention contient souvent des données que l'outil n'a pas à recevoir : coordonnées bancaires, noms et salaires de salariés, adresses personnelles de bénévoles, situations sociales de bénéficiaires. La CNIL recommande de ne soumettre à un outil d'IA générative que des informations qu'on est autorisé à partager, et de ne pas y saisir de données personnelles lorsqu'il s'agit d'un service grand public. Retirez-les à la main, avant la saisie. Ne demandez pas à l'outil de les anonymiser : il recevrait alors le texte d'origine.

Pour la communicabilité du dossier, si une demande arrive de l'extérieur, la CADA indique que sa saisine est gratuite et possible par courrier, courriel ou formulaire, et qu'elle est obligatoire avant tout recours contentieux. La procédure est détaillée dans la page sur les demandes de documents.

Trois prompts à copier

1. Fiche de synthèse

Tu rédiges la fiche de synthèse d'une demande de subvention reçue par la mairie de [nom de la commune] le [JJ/MM/AAAA]. Texte du dossier, données personnelles retirées : [collez].
Structure en sept rubriques : demandeur ; objet ; montant demandé et période ; budget prévisionnel (charges et produits) ; autres financeurs ; pièces jointes et pièces manquantes ; point à vérifier.
Règles : tu ne fais aucune recommandation d'attribution. Chaque chiffre renvoie à sa page ou à son tableau. Si une information manque, écris « absent du dossier ».

2. Équilibre du budget

Voici le budget prévisionnel du dossier : [tableau charges et produits].
1. Calcule le total des charges et le total des produits, en vérifiant chaque addition.
2. Signale l'écart s'il existe, en euros et en pourcentage.
3. Liste les lignes où le montant est arrondi, absent ou sans justification.
Ne propose aucune correction : écris « à demander au demandeur ».

3. Liste des pièces manquantes

Voici la liste des pièces attendues par la commune pour ce type de demande : [liste établie par le service].
Voici les pièces jointes au dossier : [liste].
Donne la liste des pièces manquantes, et pour chacune une phrase de demande polie à envoyer au demandeur, au vouvoiement, sans reproche.

Exemple concret

Un dossier demande [montant] € pour l'organisation d'une fête de quartier. Le budget prévoit [total] € de charges, dont [montant] € de location de matériel, et [total] € de produits, dont [montant] € de subvention demandée, [montant] € de billetterie, et une ligne « sponsors : à confirmer ».

La synthèse indique : budget déséquilibré de [écart] €, ligne sponsors non confirmée, pièce d'assurance absente. Elle ne dit pas que le projet est « utile » ni qu'il « mérite » le montant demandé. Ces appréciations appartiennent à la commune.

Liste à vérifier

Chaque montant du budget, recalculé à la main.
La période couverte par la subvention et celle du budget.
Les pièces attendues par la commune : son règlement ou ses modalités de demande, à confirmer.
L'absence de données personnelles dans la synthèse finale.
Les règles d'attribution et de publication de la commune : à confirmer auprès du préfet ou de votre association départementale des maires. Ce site ne donne pas d'avis juridique.

Pages voisines

La synthèse d'une demande peut alimenter la note de synthèse d'une délibération, quand la demande est soumise au conseil. Une demande de documents sur le dossier suit la page sur les demandes de documents. Les données personnelles qu'il contient sont traitées dans la page sur les données des administrés.

La fiche de synthèse est un outil de travail du service. Elle ne remplace pas l'examen du dossier, et son contenu doit être relu par la personne qui instruit.