Une note de synthèse engage-t-elle la commune ?

Non. Elle prépare le débat. La décision appartient à l'assemblée, et le texte voté est la délibération.

Peut-on mettre les noms des agents dans la note ?

Reprenez seulement les éléments nécessaires à la décision. Retirez les données personnelles avant de coller le dossier dans un outil d'IA.

Quelle différence avec le résumé pour les habitants ?

La note sert avant le vote, aux élus. Le résumé pour habitants se lit après la séance, et ne reprend que les décisions adoptées.

Note de synthèse d'une délibération : prompts

Une note de synthèse présente à des élus un projet de délibération : ce qu'on leur demande de voter, pourquoi, avec quels chiffres et quels doutes. Elle tient en deux pages au plus. Elle ne donne pas d'avis personnel et ne reprend que ce qui figure dans le dossier. Les prompts ci-dessous produisent un premier jet à partir du projet, que le service relit avant envoi.

Ce que dit le texte sur les délibérations

Une délibération est la décision prise par le conseil municipal. Le compte rendu de séance et la liste des délibérations examinées sont des documents publics : l'article L2121-25 du Code général des collectivités territoriales prévoit que la liste des délibérations examinées est affichée à la mairie et mise en ligne sur le site de la commune, lorsqu'il existe, dans un délai d'une semaine.

Le même code pose que les séances sont publiques (article L2121-18) et que le procès-verbal est arrêté au commencement de la séance suivante (article L2121-15). Une note de synthèse est donc un document interne préparatoire : elle doit rester fidèle au projet et ne pas anticiper le vote.

Les règles de transmission des documents aux élus avant la séance, et la forme exacte de la note, se lisent dans le règlement intérieur de la commune. Elles sont à vérifier, et à faire confirmer auprès de la préfecture ou de votre association départementale des maires. Ce site ne donne pas d'avis juridique.

Structure d'une note

Une note de synthèse suit le même plan à chaque fois :

l'objet, en une phrase, comme dans le projet ;
le contexte et le motif, tels qu'ils figurent dans le dossier ;
la proposition : montants, durées, date d'effet, personnes ou organismes concernés en termes généraux ;
les incidences financières, si le dossier les chiffre ;
l'avis des services, s'il est indiqué ;
la décision demandée, formulée comme dans le projet de délibération ;
la liste des points à vérifier.

Chaque chiffre est suivi de sa place dans le dossier : annexe, tableau, page. Un chiffre sans origine se met entre crochets, avec la mention « à confirmer ».

Trois prompts à copier

1. Première version de la note

Tu es chargé de mission dans une commune de [nombre] habitants. Rédige une note de synthèse de deux pages au plus, destinée aux élus, sur le projet de délibération ci-dessous.
Structure : objet ; contexte et motif, tels qu'indiqués ; proposition ; incidences financières si le dossier les chiffre ; avis des services s'il existe ; décision demandée, reprise mot pour mot du projet ; points à vérifier.
Règles : aucun avis personnel, aucun chiffre sans référence à sa place dans le dossier, « à confirmer » quand la source manque. Vouvoiement inutile : écris à la troisième personne.
Projet de délibération : [collez le texte, sans données personnelles inutiles]

2. Comparer avec la délibération précédente

Voici la délibération précédente et le projet actuel sur [objet].
Relève dans un tableau les différences : montant, durée, bénéficiaires, date d'effet, conditions. Colonnes : point, ancien texte, nouveau texte, passage du dossier.
Ne conclus pas sur l'opportunité du changement.
Texte ancien : [extrait]
Texte nouveau : [extrait]

3. Questions prévisibles des élus

À la lecture de ce projet, quelles questions un élu peut-il poser en séance ? Donne dix questions au plus, en t'appuyant sur les points que le dossier ne précise pas. Pour chaque question, indique la pièce à consulter pour y répondre, ou écris « absent du dossier ».
Projet : [extrait]

Exemple concret

Projet : « Objet : tarifs de la restauration scolaire pour l'année [année]. Décision proposée : fixer le prix du repas à [montant] € à compter du [date]. »

Une note correcte reprend cet objet à l'identique, indique l'ancien tarif seulement s'il figure dans le dossier, et laisse « incidences financières : à confirmer » si le dossier ne chiffre pas le manque à gagner ou le surcoût. La question prévisible la plus courante est alors : « Quel est le coût pour la commune, et où est le calcul ? » La réponse se trouve ou ne se trouve pas dans le dossier : elle ne se devine pas.

Liste à vérifier

Chaque montant et chaque date reprise du projet, un par un.
La formulation de la décision demandée : elle doit être identique au projet, sans renfort ni adoucissement.
Les noms des personnes et des organismes : seulement ceux que le projet nomme.
Les délais de transmission aux élus, à confirmer dans le règlement intérieur.
Les règles propres à la commune : à confirmer auprès du préfet ou de votre association départementale des maires.

Pour aller plus loin

Une fois la délibération votée, le résumé pour les habitants reprend ce qui a été décidé. Pour le modèle de note générale, voyez la page note de synthèse du site Promptum Résumés. Pour les mentions du procès-verbal, consultez Promptum Comptes rendus.

Si vous utilisez un assistant, la page sur les données des administrés explique ce qu'il ne faut pas coller. Une note préparée par l'outil reste un brouillon jusqu'à relecture du service.