Rapport d'activité annuel d'une commune : prompts

Un rapport d'activité annuel dit aux élus et aux habitants ce que la commune a fait pendant l'année, avec quels moyens, et ce qu'elle prévoit. Il est souvent long, écrit par plusieurs services, et peu lu. Un rapport lisible tient en deux pages de synthèse, se fonde sur des chiffres datés et sourcés, et distingue ce qui a été fait de ce qui reste à faire. Les prompts ci-dessous aident à structurer et à relire ; les chiffres viennent des services, pas de l'outil.

La structure qui se lit

Un rapport lisible commence par une synthèse d'une page, qui contient les cinq ou six faits marquants de l'année, avec un chiffre pour chacun. Vient ensuite une partie par service ou par compétence, dans un ordre fixe d'une année sur l'autre, pour que le lecteur puisse comparer. Une dernière partie présente les projets pour l'année suivante, sans chiffre inventé.

Chaque chiffre a trois éléments : sa valeur, son unité, sa source (service et date d'extraction). Un chiffre sans source reste en brouillon.

Le rapport s'adresse à des lecteurs qui ne sont pas des spécialistes. Les sigles sont expliqués la première fois, les tableaux sont limités à ce qu'on peut lire d'un coup d'œil.

Les règles de publication

Les obligations de publication d'un rapport d'activité varient selon la nature de la collectivité et son organisation. Cette page ne les liste pas, car elle n'a pas lu les textes applicables à votre cas. Les pages de service-public.gouv.fr consultées portent sur la mise à disposition des actes sur le site internet de la commune, pour les communes de 3 500 habitants ou plus. Pour le rapport lui-même, vérifiez le texte qui vous concerne auprès du préfet ou de votre association départementale des maires.

Trois prompts à copier

1. Synthèse et plan

Tu aides le service de [nom de la commune] à rédiger le rapport d'activité [année].
Voici les éléments fournis par les services, avec leur source et leur date : [tableau].
Rédige : 1. une synthèse d'une page, avec cinq à six faits marquants, chacun suivi de son chiffre et de sa source ; 2. un plan par service, dans l'ordre suivant : [ordre]. Pour chaque service, deux paragraphes au plus.
Règles : aucun chiffre hors du tableau ; aucune appréciation sur la qualité du travail ; « à compléter » quand une donnée manque.

2. Contrôle des chiffres

Voici le texte du rapport et le tableau des sources. Pour chaque chiffre cité dans le texte, vérifie qu'il figure dans le tableau, avec la même valeur et la même unité. Liste les écarts, les chiffres sans source et les chiffres arrondis sans le dire.
Ne corrige pas le texte : signale seulement.
Texte : [texte]
Tableau : [tableau]

3. Version pour les habitants

Transforme la synthèse du rapport ci-dessous en deux pages pour les habitants : titres courts, phrases courtes, aucun sigle non expliqué. Garde tous les chiffres et toutes les sources, sans en ajouter. Termine par une rubrique « où en savoir plus » qui renvoie au rapport complet.
Synthèse : [texte]

Exemple concret

Un tableau fourni par le service de l'urbanisme indique : [nombre] autorisations délivrées en [année], au [date] d'extraction, source : registre du service. Le plan du rapport réserve une ligne à ce chiffre dans la synthèse.

Le texte correct : « En [année], le service de l'urbanisme a délivré [nombre] autorisations (registre du service, extraction du [date]). » Il ne dit pas que l'activité a « fortement progressé » si le tableau ne comporte pas d'année précédente. Si un tableau de l'année précédente existe, la comparaison se fait avec la même source.

Données des agents

Un rapport peut mentionner des services, des effectifs, des postes. Il ne doit pas donner de données individuelles sur les agents, ni de situation personnelle. Si vous travaillez avec un outil, n'y collez pas les dossiers individuels, les évaluations ou les listes nominatives. La CNIL recommande de ne soumettre que des informations qu'on est autorisé à partager. Voyez la page sur les données des administrés.

Les chiffres agrégés sont en général le bon niveau. Quand un effectif est très petit, le chiffre peut désigner une personne : regroupez-le ou retirez-le.

Liste à vérifier

• Chaque chiffre, contre le tableau source, avec sa date d'extraction.
• Les années comparées : même périmètre, même définition.
• Les sigles, expliqués au premier usage.
• Les projets : présentés comme prévus, pas comme acquis, sauf décision votée.
• Les obligations de publication, à confirmer auprès du préfet ou de votre association départementale des maires. Ce site ne donne pas d'avis juridique.

Les autres pages utiles

Une partie du rapport reprend souvent des décisions du conseil : le résumé de séance pour les habitants explique comment rester fidèle au texte voté. Pour les demandes de documents qui suivent la publication, la page sur les demandes de documents donne les délais.

Un rapport d'activité est un texte de la commune, approuvé par ses instances. L'outil peut mettre en forme et signaler des écarts. La version publiée, et ses chiffres, engagent la commune.

ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.