Cahier des charges d'un petit achat communal

Un cahier des charges décrit un besoin, pas une solution toute faite. Pour un petit achat communal (fournitures, petit équipement, prestation ponctuelle), il tient en deux ou trois pages : ce qu'il faut, pour quand, où, dans quelles conditions, et comment les offres seront comparées. Les prompts ci-dessous produisent un premier jet à partir de votre besoin. Le service achats vérifie le montant, la procédure et la clause de chaque critère avant envoi.

Avant d'écrire : le montant et la procédure

Cette page ne cite aucun seuil. Les montants de mise en concurrence changent d'une année à l'autre, et dépendent de la nature de l'achat (fournitures, services, travaux). Avant de rédiger, vérifiez :

• le montant hors taxes de l'achat, en additionnant les commandes similaires du même exercice si elles sont liées ;
• la procédure applicable à ce montant, selon le site officiel de la commande publique (economie.gouv.fr) ou le guide de la DGCL ;
• les règles internes de la commune, qui peuvent être plus strictes que le minimum légal.

Je n'ai pas pu lire la page officielle des seuils pendant la rédaction de cette page : chaque montant doit donc être confirmé à la source. Pour les questions de procédure, la page Promptum Appels d'offres présente les étapes d'une consultation, à titre général.

Ce qu'un cahier des charges simple contient

Sept rubriques suffisent pour un petit achat :

1. l'objet, en une phrase ;
2. le besoin : quantités, dimensions, lieu de livraison ou d'intervention ;
3. le délai, avec la date de livraison ou de fin de prestation ;
4. les exigences techniques, formulées en résultat attendu plutôt qu'en marque imposée ;
5. les pièces demandées au fournisseur (devis, attestations, fiche technique) ;
6. les critères de comparaison, avec leur pondération si la commune en utilise une ;
7. les modalités de réponse : date limite, adresse, interlocuteur.

Les exigences trop précises, la marque imposée sans justification et le délai irréaliste restreignent la concurrence sans rien apporter à la commune. Un bon prompt les repère.

Trois prompts à copier

1. Premier jet du cahier des charges

Rédige un cahier des charges simple pour l'achat de [objet] par la commune de [nom], pour un montant estimé à [montant HT] € hors taxes.
Besoin : [quantités, dimensions, lieu, dates].
Structure : objet ; besoin ; délai ; exigences techniques formulées en résultats attendus ; pièces demandées au fournisseur ; critères de comparaison avec pondération [à préciser] ; modalités de réponse.
Règles : aucune marque imposée sans justification écrite ; aucune exigence qui ne découle pas du besoin ; deux pages au plus.
Termine par une liste « à vérifier » : montant, procédure, pièces, critères.

2. Repérer les exigences qui restreignent la concurrence

Voici le cahier des charges ci-dessous. Relève chaque exigence qui pourrait limiter la réponse d'un fournisseur sans lien évident avec le besoin : marque, certificat rare, délai très court, qualification non nécessaire. Pour chacune, propose une formulation en résultat attendu. Ne supprime rien toi-même.
Texte : [collez]

3. Grille de comparaison des offres

Voici les critères du cahier des charges : [liste et pondération]. Voici trois offres reçues : [résumé de chacune, sans données personnelles].
Construis un tableau de comparaison : critère, offre 1, offre 2, offre 3, observation. Ne donne aucune note finale : le classement revient à la commission ou au service.

Exemple concret

Besoin : remplacer [nombre] luminaires d'une salle de classe, livraison avant le [date], installation par le fournisseur.

Une exigence correcte : « Luminaires LED de [puissance] W, indice de protection [valeur], garantie [durée] ans, fiche technique jointe à l'offre. » Une exigence à corriger : « Marque [X] exclusivement », sans raison écrite. Le prompt signale la seconde et propose la première.

Liste à vérifier

• Le montant hors taxes, et la procédure correspondante, à confirmer à la source officielle.
• Les pièces réclamées : seulement celles qui servent à juger l'offre.
• Les critères et leur pondération : décidés avant publication.
• Les délais, en jours ouvrés ou calendaires, selon votre règlement.
• Les règles de conservation des offres : à confirmer auprès de vos archives.
• Les règles de la commune : à confirmer auprès du préfet ou de votre association départementale des maires. Ce site ne donne pas d'avis juridique.

Données des fournisseurs

Une offre contient souvent des données personnelles (nom d'un représentant, adresse, coordonnées bancaires). Retirez-les avant la comparaison. La CNIL recommande de ne soumettre que des informations qu'on est autorisé à partager, et de ne pas saisir de données personnelles dans un service grand public. Voyez la page sur les données des administrés.

Liens utiles

Si l'achat est plus important, la synthèse d'une demande de subvention et les documents de consultation relèvent d'autres étapes. Pour un marché qui dépasse un petit achat, voyez Promptum Appels d'offres.

Le cahier des charges engage la commune une fois envoyé. Il doit être relu par la personne qui signe la commande, et daté dans le dossier d'achat.