Données des administrés : ce qu'on ne colle pas dans l'IA

Un assistant d'IA aide à rédiger, résumer et mettre en forme. Mais chaque texte collé est envoyé à un service, et une partie de la matière d'une mairie est personnelle : noms, adresses, situations sociales, dossiers d'aide, plaintes, données de santé. Ce qui n'est pas saisi ne peut pas fuir. Cette page donne les repères pour trier, et propose une règle d'usage à faire valider par la commune. Elle ne remplace ni le délégué à la protection des données, si la commune en a un, ni la charte que le conseil ou le maire peuvent adopter.

Ce que dit la CNIL

La CNIL, dans ses questions-réponses sur l'utilisation d'un système d'IA générative, recommande de ne pas partager d'informations confidentielles telles que des données personnelles, surtout lorsqu'il s'agit d'un service grand public. Elle indique que les utilisateurs « ne devraient soumettre que des informations qu'ils sont autorisés à partager ». Elle rappelle que les données couvertes par le secret des affaires ou par des obligations de déontologie entrent dans la même logique.

Pour un usage au sein d'une organisation, la CNIL précise que l'organisme peut interdire, dans une charte d'usage, la saisie de certaines données confidentielles, et qu'il doit en fixer les usages permis et interdits. Ce choix appartient donc à la commune : il n'est pas laissé à chaque agent.

Ce qu'on ne saisit pas, ce qu'on anonymise à la main, ce qu'on peut saisir

Trois catégories suffisent pour un premier tri :

• Jamais saisi : coordonnées bancaires, numéros de sécurité sociale, dossiers d'aide sociale, situations de santé, plaintes, signalements, dossiers de litige, données de mineurs.
• Saisi seulement après retrait : noms, adresses, téléphones, courriels, numéros de dossier, lettres d'habitants, comptes rendus contenant des noms de personnes privées.
• Saisi sans retrait : modèles vides, textes de délibérations publiés, règlements publics, procédures internes sans données, grilles de critères.

Le retrait se fait à la main, dans le texte d'origine, avant la saisie. Ne demandez pas à un outil d'IA de « remplacer les noms par des initiales » : il recevrait le texte complet.

Une règle d'usage à faire valider

Une règle d'usage tient sur une page. Elle indique :

1. les tâches permises (résumer une délibération publiée, rédiger un courrier type, mettre en forme un compte rendu sans noms) ;
2. les tâches interdites (traiter un dossier nominatif, une plainte, une situation sociale) ;
3. les outils autorisés, et ceux qui ne le sont pas ;
4. la personne qui valide les cas douteux, et le moment où elle est consultée ;
5. la date de la dernière relecture.

Une bonne règle reste courte. Une règle longue n'est pas lue.

Trois prompts à copier

1. Charte d'usage en une page

Rédige une charte d'usage de l'intelligence artificielle, d'une page au plus, pour les agents de [nom de la commune], [nombre] agents.
Contenu : tâches permises ; tâches interdites ; données qu'on ne saisit jamais ; données à retirer avant saisie ; outils autorisés [à préciser] ; personne qui valide les cas douteux [à préciser] ; date de révision.
Ton : direct, sans jargon. Rappelle que la charte se fonde sur les recommandations de la CNIL et qu'elle peut être modifiée par la commune.

2. Tri d'un document avant saisie

Voici un document de travail. Ne le réécris pas. Liste seulement les passages qui contiennent : noms de personnes privées, adresses, numéros, dates de naissance, situations personnelles, montants liés à une personne. Pour chacun, indique son numéro de ligne et la catégorie.
Document : [collez seulement si la commune l'autorise pour cet outil]

3. Fiche de décision pour un usage nouveau

L'équipe veut utiliser un assistant d'IA pour [tâche]. Établis une fiche de décision : données nécessaires, données à retirer, risque principal, règle proposée, personne à consulter. Ne donne pas d'avis sur l'opportunité du projet.

Exemple concret

Un agent veut résumer une lettre d'habitant qui se plaint du bruit de voisinage. La lettre contient le nom du plaignant, son adresse, le nom du voisin, et le numéro de téléphone du plaignant.

Le bon réflexe : ne rien coller. Le service rédige la réponse à la main, ou ne saisit que la nature du problème (« nuisances sonores, horaires nocturnes ») sans identité. La réponse finale se signe ensuite au nom de la commune.

Liste à vérifier

• Le recensement des données de la commune, par service.
• La charte : elle doit être validée par qui de droit, et datée.
• L'outil utilisé : sa politique de données, à lire avant de l'adopter.
• Le délégué à la protection des données, si la commune en a un.
• Les règles propres à la commune : à confirmer auprès du préfet ou de votre association départementale des maires. Ce site ne donne pas d'avis juridique.

Documents communicables

Une partie des documents d'une commune est communicable à toute personne qui le demande, selon les règles d'accès aux documents administratifs. La CADA, saisie après un refus, rend des avis sur ce point. Cette règle ne dispense pas de retirer les données personnelles avant toute saisie dans un outil. Sur la procédure de demande, la page sur les demandes de documents détaille les délais.

Pages voisines

Les lettres d'habitants et les dossiers de subvention sont les deux cas les plus fréquents où des données personnelles entrent dans un outil. Voyez la page sur la réponse à un courrier d'administré et la synthèse d'un dossier de subvention. Pour les comptes rendus, la page sur le résumé de séance explique le repérage des noms.

La charte d'usage doit venir avant le choix de l'outil, pas après. ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.