Demande de documents administratifs : délais et réponse

Une demande de documents administratifs n'est pas un courrier ordinaire. Elle a son propre délai, ses propres règles, et un recours spécifique : la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA). Cette page aide le service à préparer la réponse : calculer le délai, trier les pièces, identifier ce qui doit être occulté, et rédiger une réponse qui peut être relue par le juriste. Elle ne dit pas si un document doit être communiqué : ce point dépend de son contenu et de la loi, et se décide par le service compétent.

Les délais et ce qui se passe à défaut

La page service-public.gouv.fr sur l'accès aux documents administratifs indique que l'administration doit communiquer le document « dans un délai d'un mois suivant la réception de votre demande ». Pour un dossier médical de moins de cinq ans, le délai est de huit jours ; pour un dossier de cinq ans ou plus, il est de deux mois. Sans réponse dans le délai, la demande est refusée : le silence vaut refus.

La CADA se saisit après ce refus ou ce silence. Le site cada.fr indique que la saisine est gratuite, qu'elle peut se faire par courrier, par courriel ou par formulaire en ligne, et qu'elle est obligatoire avant tout recours contentieux. Service-public.gouv.fr précise que le demandeur a deux mois pour saisir la CADA.

Le calcul du délai part de la réception de la demande, pas de sa date d'envoi. Notez donc la date de réception sur le dossier, dès l'arrivée.

Les frais de copie

Consulter un document sur place est gratuit. La page service-public.gouv.fr sur la consultation des actes indique que des frais de copie peuvent être demandés, dans la limite de 0,18 € par page A4 en noir et blanc et de 2,75 € pour un CD-ROM, plus l'envoi si besoin. La même page rappelle qu'une demande abusive peut être refusée. Appliquez le barème de la commune et confirmez-le avant de l'annoncer.

Pour les documents d'état civil, service-public.gouv.fr indique que la mairie ne peut pas refuser la délivrance d'un acte de naissance. Ce cas est séparé des demandes de documents générales.

Trois prompts à copier

1. Fiche de traitement

Tu prépares la fiche de traitement d'une demande de documents reçue par la mairie de [nom] le [JJ/MM/AAAA], par [demandeur, sans coordonnées inutiles].
Demande : [texte].
Fiche : date de réception ; date limite d'un mois, calculée à partir de la réception ; documents identifiés ; pour chaque document, la part éventuelle à occulter (données personnelles, secret protégé) selon l'avis du juriste ; frais de copie selon le barème [à préciser] ; points à faire valider.
Ne décide pas de la communication : écris « à décider par le service compétent ».

2. Calcul du délai

La demande a été reçue le [JJ/MM/AAAA]. Calcule la date limite de réponse d'un mois, puis, si le dossier est médical, les délais de huit jours (dossier de moins de cinq ans) ou deux mois (cinq ans ou plus). Indique le calcul en une ligne. Signale si la date tombe un jour non ouvré, sans trancher sur la règle à appliquer.

3. Projet de réponse

Rédige un projet de réponse à la demande de documents ci-dessous, pour signature du maire ou de son représentant.
Contenu : accusé de réception de la demande et de sa date ; documents communiqués ou à communiquer selon la décision du service ; frais éventuels ; voies de recours, à compléter selon le modèle de la commune : [à compléter] ; coordonnées du service.
Si la décision est un refus, indique le motif exact tel que décidé par le service : [motif].
Ton : neutre, vouvoiement, sans jargon.

Exemple concret

Une demande de procès-verbal de séance est reçue le [date]. La fiche indique : date limite calculée à un mois ; document identifié : procès-verbal de la séance du [date] ; le service doit décider si une partie est à occulter ; frais de copie : [nombre] pages, selon le barème de la commune.

Le projet de réponse ne dit pas que le document « sera communiqué » avant la décision. Il écrit : « Votre demande a été reçue le [date]. Elle est en cours d'examen par le service [nom], qui vous répondra au plus tard le [date]. »

Liste à vérifier

• La date de réception, notée à l'arrivée.
• Le délai applicable : un mois en général, deux mois pour un dossier médical de cinq ans ou plus.
• Les données à occulter, décidées par le service compétent et son juriste.
• Le barème des frais de copie de la commune, à confirmer.
• Les voies de recours et les mentions du modèle, à vérifier dans le modèle de la commune.
• La règle propre à la commune : à confirmer auprès du préfet ou de votre association départementale des maires. Ce site ne donne pas d'avis juridique.

Données personnelles

Un document demandé contient souvent des données sur des personnes. Ne collez pas le document entier dans un outil d'IA pour le trier : la CNIL recommande de ne soumettre que des informations qu'on est autorisé à partager, et de ne pas saisir de données personnelles dans un service grand public. Un tri manuel, par le service, reste la règle la plus sûre. Voyez la page sur les données des administrés.

Pages voisines

Un courrier qui conteste une décision suit d'autres délais : la page sur la réponse à un courrier d'administré les expose. Une demande de documents sur un dossier de subvention suit la synthèse de dossier.

Un assistant peut calculer une date et mettre en forme un projet de réponse. Il ne sait pas si un document doit être communiqué, ni à qui. Cette décision reste celle du service.

Pour les modèles de réponse, une bibliothèque de modèles validés par le service évite les erreurs de forme : la relecture du juriste porte alors sur le fond seulement.